Inloggen, beveiliging en rollen

Bookasport heeft twee ingangen, elk met een eigen adres.

Wie	Adres	Waarvoor
Medewerkers van de studio	https://studio.bookasport.nl	De backoffice: rooster, leden, producten, betalingen, instellingen.
Leden van de studio	https://<studionaam>.bookasport.nl	De ledenkant: rooster bekijken, boeken, kopen, abonnement beheren.

De studionaam in het ledenadres is de korte naam die Bookasport bij de inrichting van je studio heeft vastgelegd (bijvoorbeeld pillar.bookasport.nl). Open je het inlogscherm van de backoffice per ongeluk op het ledenadres, dan word je automatisch doorgestuurd naar studio.bookasport.nl.

1. Ga naar https://studio.bookasport.nl. Je komt op het scherm Inloggen voor medewerkers.
2. Vul je E-mailadres en Wachtwoord in en klik op Inloggen.
3. Je komt op het Rooster van je studio. Ben je de eigenaar, dan vraagt Bookasport eerst om de code uit je authenticator-app (zie hieronder).

Lukt het inloggen niet, dan zie je altijd dezelfde melding: Inloggen mislukt. Controleer je e-mailadres en wachtwoord. Bookasport zegt bewust niet of het adres bekend is of dat alleen het wachtwoord fout was.

Te veel pogingen. Na tien mislukte pogingen op hetzelfde e-mailadres binnen een kwartier blokkeert Bookasport het inloggen op dat adres voor een kwartier, ook met het juiste wachtwoord. Je ziet dan: Te veel mislukte pogingen. Probeer het over een kwartier opnieuw, of stel een nieuw wachtwoord in. De snelste uitweg is Wachtwoord vergeten?: na het instellen van een nieuw wachtwoord ben je meteen ingelogd.

Ingelogd blijven. Een ingelogde sessie blijft dertig dagen geldig zolang je de backoffice af en toe gebruikt. Op een gedeelde computer aan de balie log je na afloop uit met Uitloggen (onderaan de zijbalk op een laptop, onderaan het scherm Meer op een telefoon).

Medewerkersaccounts worden door Bookasport aangemaakt. Er is geen scherm om zelf collega's toe te voegen, een rol te wijzigen of iemand te verwijderen. Wil je een manager, baliemedewerker of docent toegang geven, of iemand de toegang ontnemen, neem dan contact op met Bookasport. Een nieuwe medewerker kiest zijn eerste wachtwoord zelf via Wachtwoord vergeten? op het inlogscherm.

De eigenaar beheert geld en ledengegevens. Daarom vraagt Bookasport de eigenaar bij elke keer inloggen om een zescijferige code uit een authenticator-app, naast het wachtwoord. Dit geldt alleen voor de rol eigenaar. Een manager, de balie en docenten loggen in met alleen hun wachtwoord. Leden merken er niets van.

Geschikte apps zijn bijvoorbeeld Google Authenticator, Microsoft Authenticator of 1Password. Het werkt met elke app die tijdgebonden codes maakt. Sms-codes of codes per e-mail zijn er niet.

De authenticator instellen (eerste keer)

Logt de eigenaar in zonder dat er al een authenticator is, dan komt hij direct op het scherm Beveilig je account. Zonder die stap is de backoffice niet te openen, ook niet via een rechtstreekse link.

1. Open je authenticator-app en scan de QR-code op het scherm. Kun je niet scannen, klik dan op Kun je niet scannen? Voer het geheim handmatig in. en kopieer het geheim met Kopieer naar je app.
2. Vul de code in die de app laat zien in het veld Code uit je app en klik op Instellen.
3. Je komt op het rooster. Vanaf nu vraagt Bookasport bij elke keer inloggen om de actuele code.

Goed om te weten:

• Elke keer dat je het scherm Beveilig je account opnieuw laadt, maakt Bookasport een nieuwe QR-code en vervalt de vorige. Had je de vorige al gescand, verwijder dat item dan uit je app en scan opnieuw. Het scherm zegt dit ook: Heb je deze pagina al eerder geopend? Verwijder dat Bookasport-item uit je authenticator-app; alleen deze QR-code werkt.
• Een verkeerde code laat dezelfde QR-code staan. Je kunt het gewoon opnieuw proberen met de volgende code.
• Het item heet in je app Authenticator (of Bookasport, afhankelijk van de app).

Inloggen met de code

Na het wachtwoord komt de eigenaar op het scherm Voer je code in. Vul de zescijferige code uit je app in en klik op Doorgaan. Spaties in de code mogen.

Meldingen die je kunt zien:

Melding	Wat het betekent
Voer de zes cijfers uit je authenticator-app in.	De code heeft niet de juiste vorm.
Code onjuist of verlopen. Probeer de volgende code uit je app.	De code klopt niet of is net verlopen. Wacht op de volgende code. Blijft het misgaan, controleer dan of de klok van je telefoon op automatisch staat.
Te veel mislukte pogingen. Probeer het over een kwartier opnieuw.	Na negen foute codes binnen een kwartier blokkeert Bookasport het invoeren voor een kwartier.
Er ging iets mis. Probeer het opnieuw.	Een tijdelijke storing.

Er zijn geen herstelcodes en geen optie "dit apparaat vertrouwen". De code wordt bij elke keer inloggen gevraagd. Daarna blijft de sessie gewoon dertig dagen geldig, dus in de praktijk vul je de code zelden in.

Telefoon kwijt of vervangen

Je kunt de authenticator niet zelf uitzetten, vervangen of op een tweede telefoon zetten. Ben je je telefoon kwijt of heb je een nieuwe, dan gaat het zo:

1. Mail support@bookasport.nl vanaf het e-mailadres van je eigen account. Een verzoek vanaf een ander adres of alleen per telefoon wordt niet in behandeling genomen.
2. Bookasport antwoordt op dat adres en belt terug op het bekende nummer van de studio om het verzoek te controleren.
3. Na de controle verwijdert Bookasport de authenticator en de lopende sessies, en maakt het oude wachtwoord onbruikbaar.
4. Jij kiest via Wachtwoord vergeten? een nieuw wachtwoord. Na het opslaan ben je ingelogd en kom je op Beveilig je account om een nieuwe authenticator in te stellen.

Dezelfde instructie staat in de backoffice onder Meer, in het blok Beveiliging. Daar zie je ook sinds wanneer je authenticator is ingesteld.

Als de eigenaar ook lid is

Eén e-mailadres is één account, voor de hele studio. Is de eigenaar ook lid van haar eigen studio, dan logt ze op de ledenkant in met hetzelfde wachtwoord. Twee dingen zijn dan anders:

• Elke keer dat ze in de backoffice haar code invult, worden haar ledensessies uitgelogd. Opnieuw inloggen op de ledenkant volstaat.
• Haar wachtwoord wijzigen of herstellen kan alleen via de backoffice. Probeert ze het op de ledenkant, dan ziet ze: Je account heeft een authenticator-app. Wijzig of herstel je wachtwoord via de backoffice waar je als eigenaar inlogt; daar wordt om je code gevraagd.

1. Klik op het inlogscherm op Wachtwoord vergeten? en vul je e-mailadres in. Klik op Stuur me een link.
2. Je ziet altijd dezelfde bevestiging, ook als het adres onbekend is: Als we dit adres kennen, sturen we je een e-mail.
3. Open de mail Nieuw wachtwoord voor <studionaam> en klik op Nieuw wachtwoord instellen. De link is één uur geldig en werkt één keer.
4. Vul een nieuw wachtwoord in (minimaal 8 tekens, verder geen eisen) en herhaal het. Klik op Opslaan. Heb je een authenticator, dan vraagt dit scherm ook om je code.
5. Je bent meteen ingelogd. Alle andere sessies van je account, ook op andere apparaten, worden beëindigd. Een eigenaar vult nog één keer de code uit de app in.

Goed om te weten:

• Bookasport stuurt hooguit één herstelmail per adres per tien minuten. Vraag je binnen die tijd nog een keer aan, dan komt er geen tweede mail en blijft de eerste link geldig.
• Een verlopen of al gebruikte link brengt je terug op het formulier met de melding Deze link is verlopen. Vraag een nieuwe aan.
• Komt de mail niet aan, kijk dan in de map met ongewenste mail. De afzender is Bookasport, adres noreply@bookasport.nl.
• Dit formulier is voor medewerkers. Een lid gebruikt het formulier op de ledenkant van zijn studio.

Ga naar Meer en gebruik het blok Wachtwoord wijzigen. Vul je Huidig wachtwoord in, dan twee keer het nieuwe, en klik op Wijzigen. Na Je wachtwoord is gewijzigd. worden je andere sessies uitgelogd; de sessie waarin je nu werkt blijft open.

Je e-mailadres kun je niet zelf wijzigen. Neem daarvoor contact op met Bookasport.

Elke medewerker heeft één rol bij de studio. Welke rol jij hebt staat nergens op het scherm; je merkt het aan de knoppen die je wel of niet ziet. Een knop die je niet ziet, is ook geen beveiligingslek: de database weigert de handeling hoe dan ook.

Rol	Wat deze rol kan
Eigenaar	Alles. Als enige: Mollie koppelen. Als enige verplicht: de authenticator-app.
Manager	Hetzelfde als de eigenaar, behalve Mollie koppelen. Geen authenticator nodig.
Balie	Alle dagelijkse taken met leden: leden toevoegen, rittenkaarten toekennen, kaarten opschorten en heractiveren, proeflessen beoordelen, iemand inboeken, aanwezigheid afvinken, iemand van de wachtlijst halen. Ziet betalingen en abonnementen, maar kan daar niets wijzigen.
Docent (in het systeem "instructeur")	Kijkt mee: rooster, sjablonen, leden, proeflessen, producten. Kan alleen aanwezigheid afvinken op de presentielijst, en alleen als de studio dat toestaat (zie Aanwezigheid in Instellingen). Ziet geen betalingen en geen abonnementen.

Wat alleen de eigenaar en een manager kunnen:

• Lessen plannen en afzeggen, sjablonen maken, deactiveren en uitrollen.
• Producten toevoegen, activeren en deactiveren.
• Abonnementen pauzeren, de prijs wijzigen, opzeggen of buiten Mollie om afrekenen.
• De instellingen wijzigen: wie presentie mag afvinken, het meldingsadres en het antwoordadres.

Opent een rol een scherm dat niet voor hem is, dan staat er bijvoorbeeld Je hebt geen rol om de betalingen te zien. Dat is geen storing.

Eén medewerker, één studio. Werk je voor twee studio's die allebei Bookasport gebruiken, dan heb je daarvoor twee e-mailadressen nodig. Een studiowisselaar is er nog niet.

Op een laptop staat links een vaste zijbalk met de naam van je studio en drie groepen:

• Plannen: Rooster, Sjablonen, Lesvormen, Aanwezigheid, Embed.
• Mensen: Leden, Proeflessen.
• Geld: Producten, Betalingen, Abonnementen, Mollie-koppeling.

Betalingen en Abonnementen zie je niet als docent. Mollie-koppeling zien alleen de eigenaar en een manager. Onderaan staat Uitloggen.

Op een telefoon staat onderaan een balk met vier tabs: Rooster, Leden, Verkoop en Meer. Onder Meer vind je de rest: Sjablonen, Lesvormen, Aanwezigheid, Embed, Proeflessen, Betalingen, Abonnementen, Mollie-koppeling, het blok Beveiliging, Wachtwoord wijzigen en Uitloggen. Op een detailscherm (een les of een lid) is er geen balk maar een link terug, zoals Terug naar het rooster.

De presentielijst van een les is gemaakt voor een telefoon in de hand van een docent. De overige schermen zijn gemaakt voor een laptop, maar werken ook op een telefoon.

Even geduld. Zie je in plaats van de backoffice het scherm Even geduld met de tekst Deze studio wordt bijgewerkt. Probeer het over een paar minuten opnieuw., dan rolt Bookasport op dat moment een nieuwe versie uit. Dat duurt enkele minuten. Verstuur je net op dat moment een formulier, dan kan er staan De studio wordt bijgewerkt. Probeer het over een minuut opnieuw. Je gegevens zijn niet verloren; probeer het even later opnieuw.

Er is iets misgegaan. Bij een onverwachte fout toont Bookasport dit scherm met een Foutcode. Klik op Opnieuw proberen. Blijft het misgaan, geef de foutcode dan door aan Bookasport; daarmee is de oorzaak terug te vinden.