Helpdesk
Antwoorden voor studio's en leden van Bookasport.
- Inloggen, beveiliging en rollenDit hoofdstuk is voor iedereen die in de backoffice van Bookasport werkt: de eigenaar, een manager, de balie en de docenten. Het beschrijft hoe je inlogt, hoe de authenticator-app voor de eigenaar werkt, wat je doet als je je wachtwoord kwijt bent, en wat elke rol wel en niet kan.
- Rooster en lessenHet rooster is het hart van de backoffice. Hier zie je per week welke lessen er staan, hoe vol ze zitten, en open je per les de presentielijst. Dit hoofdstuk beschrijft het roosterscherm, het plannen van een losse les, de presentielijst met aanwezigheid en inboeken, en het afzeggen van een les. Terugkerende lessen plan je met sjablonen; die staan in het volgende hoofdstuk.
- Sjablonen: terugkerende lessenEen sjabloon is een les die elke week op dezelfde dag en tijd terugkomt, bijvoorbeeld "elke dinsdag om 09:00 Mat Pilates in de Studio met Liessanne". Met sjablonen zet je je weekrooster één keer op en rol je het daarna per periode uit. Alleen de eigenaar en een manager kunnen sjablonen maken en uitrollen; iedereen kan de lijst bekijken.
- Leden en hun kaartenOnder Leden staat iedereen die bij je studio hoort: leden die zichzelf hebben aangemeld en leden die jij hebt toegevoegd. Per lid zie je de kaarten en abonnementen, ken je een rittenkaart toe en kun je een kaart opschorten of weer activeren. De eigenaar, een manager en de balie kunnen hier alles doen; docenten kunnen alleen kijken.
- ProeflessenEen nieuw lid kan op de ledenkant een proefles aanvragen. Jij beoordeelt de aanvraag onder Proeflessen. Zo voorkom je dat iemand met vijf e-mailadressen vijf gratis lessen pakt, tegen de prijs van één klik per aanvraag. De eigenaar, een manager en de balie kunnen beoordelen; docenten zien alleen de lijst.
- Producten: rittenkaarten, losse lessen, abonnementen en de proeflesEen product is wat een lid koopt of krijgt om te kunnen boeken: een losse les, een rittenkaart, een onbeperkte periodekaart, een abonnement, of de proefles. Dit hoofdstuk beschrijft hoe je producten aanmaakt, wat elk veld doet en wat je achteraf nog kunt veranderen. Alleen de eigenaar en een manager kunnen producten beheren; de balie en docenten zien de lijst alleen.
- Abonnementen beherenEen abonnement is een doorlopend lidmaatschap met onbeperkt boeken, dat Bookasport per periode automatisch afschrijft via een machtiging bij Mollie. Het lid sluit het zelf af en zegt het zelf op. Dit hoofdstuk beschrijft wat de studio ziet en doet: het overzicht, de incasso en wat er gebeurt als die mislukt, pauzeren, prijswijzigingen, opzeggen namens een lid en betalingen buiten Mollie om. Wat het lid ziet, staat in Je abonnement in het deel voor leden.
- Betalingen en de Mollie-koppelingLeden betalen in Bookasport via Mollie, met het eigen Mollie-account van de studio. Het geld gaat rechtstreeks van het lid naar jouw bankrekening; Bookasport houdt nooit geld vast en is geen betaaldienstverlener. Dit hoofdstuk beschrijft het koppelen van Mollie, het betalingenoverzicht en wat je doet als een betaling blijft hangen.
- InstellingenBookasport heeft weinig instellingen, en bewust geen apart instellingenmenu. Wat je zelf kunt instellen staat op drie plekken: Aanwezigheid, Embed en het scherm achter Mollie-koppeling (met het meldingsadres en het antwoordadres). Op een telefoon vind je ze allemaal onder Meer. Alles wat hier niet staat, richt Bookasport voor je in.
- Je account: aanmelden, inloggen en profielDit hoofdstuk is voor leden van een studio die Bookasport gebruikt, en voor de studio die hen helpt. Je studio heeft een eigen adres: https:// studionaam.bookasport.nl. Daar maak je een account aan, log je in en beheer je je gegevens.
- Rooster, boeken, annuleren en de wachtlijstHet rooster is de startpagina van je studio. Hier zie je welke lessen er zijn, boek je een les, annuleer je en zet je jezelf op de wachtlijst als een les vol is.
- Een proefles aanvragenBen je nog niet eerder bij de studio geweest, dan kun je een proefles aanvragen. De studio beoordeelt je aanvraag; na goedkeuring kun je met de proefles een les boeken zoals met elke andere kaart.
- Kopen en je saldoOnder Kopen koop je een rittenkaart of losse les, en sluit je een abonnement af. Onder Mijn saldo zie je welke kaarten je hebt en hoeveel ritten er nog op staan. Betalen gaat via Mollie, rechtstreeks aan de studio.
- Je abonnementBiedt je studio een abonnement aan, dan kun je onbeperkt lessen boeken tegen een vast bedrag per periode. Je sluit het zelf af, de betaling gaat daarna automatisch, en opzeggen doe je zelf op je eigen pagina Mijn abonnement.
Bijlagen
- Wat Bookasport isBookasport is boekingssoftware voor boutique sportstudio's: reformer pilates, yoga, small group training, barre. De studio zet haar rooster erin, leden boeken zichzelf in, kopen hun rittenkaart of abonnement zelf en zeggen zelf op. Het geld van de leden gaat via het eigen Mollie-account van de studio rechtstreeks naar de studio; Bookasport zit daar niet tussen.
- Veelgestelde vragenKorte antwoorden, met verwijzing naar het hoofdstuk waar het volledig staat.
- Alle e-mails die Bookasport verstuurtBookasport communiceert uitsluitend per e-mail. Er zijn geen sms-berichten, geen pushmeldingen en geen berichtencentrum in de app. Dit overzicht helpt bij vragen als "waarom kreeg ik deze mail" en "wanneer komt mijn bevestiging".
- Meldingen op het scherm en wat je eraan doetBookasport toont meldingen in gewone taal, zonder foutcodes. Dit overzicht helpt support om een melding snel te plaatsen. Zie je op de ledenkant de Engelse versie, dan is de betekenis dezelfde. Twee meldingen kunnen overal verschijnen: Melding Betekenis De studio wordt bijgewerkt. Probeer het over een minuut opnieuw. of het scherm Even geduld Bookasport rolt een nieuwe versie uit. Even wachten en opnieuw proberen; er is niets verloren. Handeling mislukt. Probeer het opnieuw. Een onverwachte fout. Nog een keer proberen; blijft het misgaan, dan Bookasport inschakelen. In de backoffice kan er ook een scherm Er is iets misgegaan met een Foutcode verschijnen; geef die code door.