Abonnementen beheren

• Periode. Elk abonnementsproduct heeft een periode: elke maand, elke 4 weken, of een ander aantal weken of maanden. De periode begint op de dag dat het lid afsluit, niet op de eerste van de maand. Een maandabonnement dat op 12 september begint, loopt tot en met 11 oktober; de volgende afschrijving valt op 12 oktober. Begint het op de 31e, dan schuift de datum in kortere maanden naar de laatste dag van de maand.
• Eerste betaling. Het lid betaalt de eerste periode meteen bij het afsluiten, met iDEAL of creditcard. Uit die betaling ontstaat de machtiging voor de volgende periodes: een SEPA-incasso (bij iDEAL) of een kaartmachtiging. Op het bankafschrift van het lid staat de naam van de studio "via Mollie".
• Prijs. De prijs en het btw-tarief worden bij het afsluiten op het abonnement vastgelegd. Een latere prijswijziging van het product raakt lopende abonnementen niet, tenzij je die bewust aankondigt (zie hieronder).
• Kaart per periode. Elke betaalde periode levert een onbeperkte kaart op die precies die periode geldig is. Bij het boeken gaat die kaart vóór een eventuele rittenkaart van het lid.
• Eén tegelijk. Een lid kan maar één lopend abonnement hebben. Na opzeggen kan het meteen een nieuw abonnement afsluiten.
• Bedenktijd. Bij het afsluiten gaat het lid akkoord met starten binnen de wettelijke bedenktijd van veertien dagen; de bevestigingsmail noemt die bedenktijd. Roept een lid het herroepingsrecht in, dan regel je de terugbetaling in Mollie en zeg je het abonnement op.

Wat je nodig hebt voordat je het eerste abonnementsproduct aanmaakt: een werkende Mollie-koppeling met SEPA Direct Debit actief op het profiel, en een ingevuld E-mailadres voor meldingen (zie Betalingen en de Mollie-koppeling en Instellingen). De balie kan een abonnement niet toekennen; dat kan alleen het lid zelf, in de winkel.

Kies Abonnementen in het menu (op een telefoon onder Verkoop). De eigenaar, een manager en de balie zien het overzicht; docenten niet. Per abonnement staan het lid, het product, het bedrag per periode, de huidige periode, de datum van de volgende afschrijving, de machtiging (bijvoorbeeld rekening …6789) en de status. Abonnementen die aandacht vragen staan bovenaan: eerst opgeschorte, dan abonnementen met een mislukte afschrijving.

Status	Betekenis
Loopt	Alles in orde.
Wacht op betaling	Het lid is begonnen met afsluiten maar de eerste betaling is nog niet binnen. Blijft die uit, dan verdwijnt het abonnement vanzelf na een uur, of zodra Mollie de mislukking meldt.
Eerste betaling mislukt	De eerste betaling is niet gelukt. Het lid kan opnieuw afsluiten.
Betaald, geen machtiging	Uitzonderlijk: de eerste periode is betaald, maar Mollie leverde geen machtiging. Het lid heeft zijn kaart wel; vraag het lid het abonnement te stoppen en opnieuw af te sluiten.
Afschrijving mislukt, tweede poging <datum>	De incasso is mislukt; Bookasport probeert het op de genoemde dag opnieuw. Het lid kan intussen gewoon boeken en kan zelf betalen met Nu betalen.
Afschrijving mislukt, tweede poging loopt of … wacht op opschorting	Ook de tweede poging loopt of is mislukt.
Opgeschort sinds <datum> · <reden>	Een week na de mislukte afschrijving was er nog niet betaald. Het lid kan niet meer boeken tot de periode betaald is.
Gepauzeerd tot <datum>	De studio heeft een pauze ingesteld.
Opgezegd, tot <datum>	Opgezegd door het lid of de studio; het abonnement loopt nog tot die datum.
Beëindigd (niet betaald)	Dertig dagen na de opschorting was er nog niet betaald.

Klik op het product om het detail te openen. Alle afschrijvingen staan ook onder Betalingen, met de periode en het pogingnummer.

Bookasport schrijft elke nacht de abonnementen af waarvan een nieuwe periode begint. Bij de afschrijving ontstaat meteen de kaart voor de nieuwe periode, zodat het lid kan blijven boeken terwijl de incasso nog bij de bank onderweg is. Slaagt de afschrijving, dan krijgt het lid de mail Je abonnement op <product> is verlengd. Er gaat geen herinnering vooraf.

Mislukt een afschrijving, dan loopt een vaste ladder. De dagen tellen vanaf het moment dat Mollie de mislukking meldt:

Dag	Wat er gebeurt
0	Het lid krijgt de mail De afschrijving voor <product> is mislukt met de reden in gewone taal (bijvoorbeeld "saldo ontoereikend"), de datum van de nieuwe poging en de knop Nu betalen. Het lid kan nog boeken.
3	Bookasport doet automatisch een tweede poging. Mislukt die ook, dan krijgt het lid opnieuw een mail, nu zonder nieuwe datum.
7	Is er nog niet betaald, dan wordt het abonnement opgeschort: de kaart van de lopende periode gaat dicht en het lid kan niet meer boeken. Al gemaakte boekingen blijven staan. Het lid krijgt de mail Je abonnement op <product> is opgeschort; de studio krijgt een mail op het meldingsadres met de reden van de bank.
37	Dertig dagen na de opschorting wordt het abonnement beëindigd. Het lid krijgt de mail Je abonnement op <product> is beëindigd en kan een nieuw abonnement afsluiten. De studio krijgt opnieuw een mail. De onbetaalde periode blijft als schuld staan; die int je zelf.

Op elk moment in de ladder kan het lid zelf betalen met Nu betalen op zijn abonnementspagina. Daarmee ontstaat ook een nieuwe machtiging, bijvoorbeeld als de oude kaart verlopen was. Na betaling loopt het abonnement gewoon door en krijgt het lid de mail verlengd. Jij kunt een betaling buiten Mollie om vastleggen met Buiten Mollie betaald (zie hieronder).

Een nieuwe periode begint nooit zolang de vorige niet betaald is.

Terugboekingen. Boekt een lid een incasso terug bij zijn bank (storno), dan verwerkt Bookasport dat automatisch. Gaat het om de lopende periode, dan wordt het abonnement opgeschort en krijgt het lid dertig dagen om alsnog te betalen met Nu betalen; jij krijgt een mail. Gaat het om een oude periode of een rittenkaart, dan gaat alleen de kaart dicht en vorder je het bedrag zelf. Bij een gedeeltelijke terugboeking verandert Bookasport niets en krijg je alleen een mail. Mollie rekent per terugboeking ongeveer tien euro kosten.

Als de Mollie-koppeling stuk is, schrijft Bookasport bij jouw studio niets af en start er ook geen ladder. Zodra de eigenaar opnieuw heeft gekoppeld, pakt de volgende nachtelijke ronde de achterstand op.

Klik in het overzicht op een abonnement. Je ziet onder Nu de lopende periode, de volgende afschrijving, de machtiging en eventuele pauze of aangekondigde prijswijziging; onder Betalingen elke afschrijving met periode, pogingnummer, bedrag en status; en onder Geschiedenis eerdere pauzes en prijswijzigingen. Daaronder staan onder Handelingen vier kaarten. Elke handeling gaat in twee stappen: eerst Controleren, dan een voorvertoning met wat er gaat gebeuren, dan bevestigen of Toch niet. Alleen de eigenaar en een manager kunnen de handelingen uitvoeren; de balie ziet het detail zonder handelingen.

Pauzeren

Voor een vakantie of blessure kun je een abonnement pauzeren. Tijdens de pauze kan het lid niet met het abonnement boeken; de periode en de volgende afschrijving schuiven precies het aantal pauzedagen op. Het lid betaalt dus niet voor de pauze, en de prijs verandert niet.

1. Vul Vanaf en Tot en met in. De pauze begint vandaag of later, en uiterlijk op de dag na het einde van de lopende periode. Een pauze verder in de toekomst plan je na de volgende afschrijving.
2. Klik op Controleren. De voorvertoning noemt het aantal dagen, hoeveel al gemaakte boekingen in de pauze vallen (die blijven staan) en de nieuwe datum van de volgende afschrijving.
3. Klik op Pauze bevestigen. Het lid krijgt de mail Je abonnement op <product> is gepauzeerd.

Goed om te weten:

• Er kan één geplande of lopende pauze tegelijk zijn, zonder maximale lengte.
• Pauzeren kan alleen op een lopend abonnement: niet zolang het is opgeschort, en niet zolang de eerste betaling nog niet binnen is.
• Een pauze intrekken kan met Pauze verwijderen (tot en met de eerste pauzedag) of Pauze inkorten tot vandaag (daarna). De datums schuiven dan terug; het lid krijgt hier geen mail van.
• Het lid kan niet zelf pauzeren.

Prijs wijzigen

Hiermee verander je de prijs van dit ene abonnement. Een wijziging voor alle abonnementen van een product doe je onder Producten (zie Producten).

1. Vul Nieuwe prijs per periode (incl. btw) in en klik op Controleren.
2. De voorvertoning noemt de ingangsdatum: het eerste periodebegin dat minstens veertien dagen in de toekomst ligt. Die datum berekent Bookasport; eerder kan niet, want een prijswijziging moet wettelijk vooraf worden aangekondigd.
3. Klik op Aankondigen. Het lid krijgt meteen de mail De prijs van je abonnement op <product> verandert op <datum>, met de mogelijkheid om vóór die datum op te zeggen.

Tot de ingangsdatum geldt de oude prijs. Zegt het lid vóór die datum op, dan wordt er nooit tegen de nieuwe prijs afgeschreven. Er kan één aangekondigde wijziging tegelijk zijn; met Intrekken haal je hem weg, waarna het lid de mail De aangekondigde prijswijziging … gaat niet door krijgt. Het btw-tarief van een lopend abonnement kun je niet wijzigen.

Buiten Mollie betaald

Heeft een lid een openstaande periode contant, via Tikkie of op een andere manier buiten Mollie om betaald, dan leg je dat hier vast. De kaart gaat weer open, het abonnement loopt weer en het lid krijgt de gewone betaalbevestiging per mail.

1. Vul de verplichte Notitie in: hoe en wanneer er is betaald. Het lid ziet deze notitie ook.
2. Klik op Controleren en daarna op Afhandelen.

Dit werkt op een lopend, opgeschort én opgezegd abonnement met een onbetaalde periode, ook na een terugboeking. Loopt er nog een Mollie-poging voor die periode, dan wacht je tot die is afgerond. Bij een opgezegd abonnement blijft het opgezegd; alleen de kaart gaat weer open tot het einde van de periode.

Opzeggen namens het lid

Het lid kan zelf opzeggen op zijn abonnementspagina. Wil je het namens het lid doen, bijvoorbeeld na een telefoontje, klik dan op Opzeggen en bevestig met Ja, opzeggen.

• Het abonnement eindigt op het einde van de lopende periode; de betaalde periode blijft bruikbaar. Per direct beëindigen van een betaald abonnement kan niet.
• Is het abonnement opgeschort, dan eindigt het vandaag. De onbetaalde periode blijft geblokkeerd tot hij betaald is.
• Er komen geen nieuwe afschrijvingen meer. Een afschrijving die al bij de bank onderweg is, gaat nog wel door.
• Het lid krijgt de mail <studio> heeft je abonnement op <product> opgezegd, tenzij het abonnement nooit begonnen is.

Opzeggen is definitief. Heractiveren bestaat niet; het lid kan wel meteen een nieuw abonnement afsluiten.

• Een abonnement toekennen, verwijderen, of de periode of de machtiging ervan wijzigen.
• Een prijs met onmiddellijke ingang zetten, of de bedenktijd van veertien dagen inkorten.
• Terugbetalen; dat doe je in Mollie.
• Een schuld kwijtschelden: een onbetaalde periode blijft als onbetaald in de lijst staan. Alleen Buiten Mollie betaald sluit hem.
• Een terugboeking zelf registreren; die komt altijd via Mollie binnen.

Let op: op het lidprofiel staan bij de kaart van een abonnementsperiode ook de knoppen Opschorten en Heractiveren. Opschorten blokkeert daar alleen het boeken en raakt de incasso niet. Gebruik voor abonnementen de handelingen op deze pagina.