Bookasport communiceert uitsluitend per e-mail. Er zijn geen sms-berichten, geen pushmeldingen en geen berichtencentrum in de app. Dit overzicht helpt bij vragen als "waarom kreeg ik deze mail" en "wanneer komt mijn bevestiging".
Hoe de mails eruitzien
- Afzender. Mails aan leden komen van "<studionaam> via Bookasport", met het adres noreply@bookasport.nl. Elke mail heeft het Bookasport-logo in de kop en de naam van de studio ernaast.
- Antwoorden. Antwoordt een lid op een mail, dan komt dat antwoord bij de studio terecht op het Antwoordadres voor leden (zie Instellingen). Is dat niet ingevuld, dan gaat het antwoord naar het meldingsadres van de studio. Zijn beide leeg, dan kan een lid niet antwoorden. De voet van de mail zegt welke situatie geldt: Antwoord je op deze mail, dan komt hij bij <studio> terecht. of Vragen? Neem contact op met <studio>.
- Taal. Elk lid kiest bij het aanmelden Nederlands of Engels en kan dat later in zijn profiel wijzigen. Alle mails aan leden gaan in die taal. Mails aan de studio zelf zijn altijd Nederlands.
- Niet aangekomen? Laat het lid zoeken op "via Bookasport" of op noreply@bookasport.nl, ook in de map met ongewenste mail.
Wanneer een mail aankomt
De meeste mails vertrekken binnen een tot twee minuten na de handeling. Bookasport zet elke mail in een wachtrij die elke minuut wordt geleegd. Mislukt het versturen, dan probeert Bookasport het automatisch nog een paar keer, met steeds langere tussenpozen (na 1, 3, 9, 27 en 81 minuten).
Twee uitzonderingen op de "twee minuten":
- Betaalbevestigingen volgen zodra Mollie de betaling heeft gemeld. Meestal is dat binnen een minuut. Komt die melding niet door, dan haalt Bookasport de status zelf op; het lid wacht dan hooguit een kwartier.
- Abonnementsmails die aan een datum hangen (verlenging, mislukte incasso, opschorting, beëindiging) ontstaan 's nachts, bij de dagelijkse verwerking rond twee of drie uur Nederlandse tijd.
Mails aan leden
Rondom een les
| Wanneer | Onderwerp (NL / EN) | |
|---|---|---|
| Boekingsbevestiging | Het lid boekt een les, of de balie boekt namens het lid. | Je staat ingeschreven voor <les> / You're booked in for <les> |
| Annulering | Het lid annuleert zelf, of de balie annuleert de boeking. De mail zegt of de credit is teruggeboekt (Je credit is teruggeboekt op je kaart.) of niet (Je hebt te laat geannuleerd, dus deze les gaat van je kaart af.). | Je inschrijving voor <les> is geannuleerd / Your booking for <les> has been cancelled |
| Doorgeschoven van de wachtlijst | Er kwam een plek vrij en het lid stond bovenaan de wachtlijst. Het lid is automatisch ingeboekt en een credit is afgeschreven. | Er is een plek vrijgekomen: je staat ingeschreven voor <les> / A place became available: you're booked in for <les> |
| Plek vrij, wachtlijst gesloten | Er kwam een plek vrij nadat de annuleertermijn al was verstreken. Niemand wordt dan nog automatisch ingeboekt; iedereen op de wachtlijst krijgt één keer bericht met de knop Boek nu. Wie het eerst boekt, heeft de plek. | Er is een plek vrij bij <les> / A place is available for <les> |
| Overgeslagen op de wachtlijst | Er kwam een plek vrij, maar het lid kon niet worden ingeboekt: geen geldige kaart of abonnement, een geblokkeerde kaart, of een gepauzeerd abonnement op de lesdag. | Een plek kwam vrij voor <les>, maar je bent overgeslagen / A place became available for <les>, but you were skipped |
| Les gaat niet door | De studio heeft de les afgezegd, of de les is automatisch afgezegd omdat er te weinig deelnemers waren. De mail noemt de reden en meldt dat de credit is teruggeboekt. | <les> van <datum tijd> gaat niet door / <les> on <datum tijd> has been cancelled |
Let op: wie op de wachtlijst van een afgezegde les stond, krijgt geen mail. En bij een onbeperkt abonnement is er nooit een credit afgeschreven; de annuleringsmail gebruikt dan altijd de zin over "te laat geannuleerd", ook bij een annulering op tijd. Er is dan niets van de kaart gegaan; de zin is misleidend en het lid kan hem negeren.
Rondom account en lidmaatschap
| Wanneer | Onderwerp (NL / EN) | |
|---|---|---|
| Bevestig je aanmelding | Het lid maakt een account aan op de ledenkant. Zonder klik op Aanmelding bevestigen kan het lid niet inloggen. De link werkt één keer. | Bevestig je aanmelding bij <studio> / Confirm your sign-up at <studio> |
| Uitnodiging | De studio voegt een lid toe in de backoffice. Ook: een uitgenodigd lid dat nog nooit een account maakte, vraagt een nieuw wachtwoord aan; dan gaat de uitnodiging opnieuw. Knop Meld je aan. | Je bent uitgenodigd bij <studio> / You've been invited to join <studio> |
| Proefles goedgekeurd | De studio keurt de proeflesaanvraag goed. Bij een afwijzing gaat er bewust geen mail; de studio neemt dan zelf contact op. | Je proefles bij <studio> is goedgekeurd / Your trial at <studio> has been approved |
| Nieuw wachtwoord | Het lid vraagt een nieuw wachtwoord aan. De link is één uur geldig en werkt één keer. Hooguit één mail per tien minuten. | Nieuw wachtwoord voor <studio> / New password for <studio> |
Rondom betalen en abonnementen
| Wanneer | Onderwerp (NL / EN) | |
|---|---|---|
| Betaling ontvangen | Een betaling voor een rittenkaart of losse les is geslaagd. Ook als de studio een abonnementsperiode handmatig als betaald markeert. De mail noemt bedrag en btw. | Betaling ontvangen voor <product> / Payment received for <product> |
| Abonnement gestart | De eerste betaling van een abonnement is geslaagd. Deze mail is ook de wettelijke vooraankondiging: bedrag, periode, datum van de volgende afschrijving, de machtiging (laatste vier cijfers), de tekst op het bankafschrift (<studio> via Mollie) en de veertien dagen bedenktijd. | Je abonnement op <product> is gestart / Your subscription to <product> has started |
| Abonnement verlengd | Een volgende periode is betaald, automatisch of via Nu betalen. | Je abonnement op <product> is verlengd / Your subscription to <product> has been renewed |
| Afschrijving mislukt | De incasso is mislukt. De mail noemt de reden in gewone taal (bijvoorbeeld saldo ontoereikend), de datum van de nieuwe poging en de knop Nu betalen. | De afschrijving voor <product> is mislukt / The charge for <product> failed |
| Abonnement opgeschort | Een week na de mislukte afschrijving is de periode nog niet betaald. Boeken kan niet meer tot er betaald is; al geboekte lessen blijven staan. | Je abonnement op <product> is opgeschort / Your subscription to <product> has been suspended |
| Abonnement opgezegd | Het lid heeft opgezegd. De mail noemt tot wanneer het abonnement nog loopt. | Je abonnement op <product> is opgezegd / Your subscription to <product> has been cancelled |
| Abonnement opgezegd door de studio | De studio heeft namens het lid opgezegd. | <studio> heeft je abonnement op <product> opgezegd / <studio> has cancelled your subscription to <product> |
| Abonnement beëindigd | Dertig dagen na de opschorting is er nog steeds niet betaald. Het abonnement stopt; het lid kan een nieuw abonnement afsluiten. | Je abonnement op <product> is beëindigd / Your subscription to <product> has ended |
| Abonnement gepauzeerd | De studio heeft het abonnement gepauzeerd. De mail noemt de pauzeperiode en de nieuwe datum van de volgende afschrijving. Het inkorten of intrekken van een pauze geeft geen mail. | Je abonnement op <product> is gepauzeerd / Your subscription to <product> is paused |
| Prijswijziging aangekondigd | De studio heeft een nieuwe prijs aangekondigd. De mail noemt de oude en de nieuwe prijs, de ingangsdatum en de mogelijkheid om vóór die datum op te zeggen. | De prijs van je abonnement op <product> verandert op <datum> / The price of your subscription to <product> changes on <datum> |
| Prijswijziging ingetrokken | De studio heeft de aangekondigde prijswijziging weer ingetrokken. | De aangekondigde prijswijziging van je abonnement op <product> gaat niet door / The announced price change of your subscription to <product> will not go ahead |
| Afschrijving teruggeboekt | Het lid heeft de incasso van de lopende periode bij zijn bank teruggeboekt. Het abonnement is daardoor opgeschort. | Je afschrijving voor <product> is teruggeboekt / Your charge for <product> has been charged back |
Mails aan de studio
De studio krijgt mail op het E-mailadres voor meldingen (zie Instellingen). Is dat adres niet ingevuld, dan gaan deze mails niet; de backoffice waarschuwt daarvoor zodra er een abonnementsproduct bestaat. Deze mails komen van Bookasport zelf en zijn altijd Nederlands.
| Onderwerp | Wanneer |
|---|---|
| Abonnement van <lid> opgeschort | Een week na een mislukte incasso is de periode nog niet betaald. De mail noemt de reden van de bank. |
| Abonnement van <lid> beëindigd (niet betaald) | Dertig dagen na de opschorting is er nog niet betaald. |
| Abonnement van <lid>: afschrijving teruggeboekt | Het lid heeft een incasso teruggeboekt. De mail zegt of het lid nog via Nu betalen kan betalen, of dat de studio het bedrag zelf moet vorderen. Mollie rekent voor een terugboeking ongeveer € 10 kosten. |
| Rittenkaart van <lid>: teruggeboekt (<bedrag>); de kaart is opgeschort | Het lid heeft de betaling van een rittenkaart teruggeboekt. De kaart is opgeschort; na afhandeling kan de studio hem op de ledenpagina heractiveren. |
| Abonnement/Rittenkaart van <lid>: gedeeltelijk teruggeboekt (<x> van <y>) | Het lid heeft een deel van het bedrag teruggeboekt. Bookasport verandert dan niets automatisch; de studio handelt het zelf af. |
Waarvoor géén mail gaat
Handig om te weten bij de vraag "had ik hier geen bericht van moeten krijgen?":
- Geen herinnering vóór een les, en geen bericht bij niet komen opdagen.
- Geen bericht bij het aanmelden voor of afmelden van een wachtlijst.
- Geen bericht bij een afgewezen proefles.
- Geen bericht aan het lid als de studio een rittenkaart toekent.
- Geen bericht als een betaling bij Mollie wordt afgebroken, mislukt of verloopt vóórdat er betaald is.
- Geen bericht bij het wijzigen van profielgegevens of van het wachtwoord via het profiel.
- Geen bericht aan de studio bij een nieuwe proeflesaanvraag, een nieuw lid, een boeking, een gewone betaling, een opzegging door het lid of een eerste mislukte incasso. Die zie je in de backoffice.
- Geen nieuwsbrieven of bulkmails vanuit Bookasport.